Für jede Ressource stellt PROJEKTA täglich eine Termin- und Aufgabenliste zusammen. Für jede Aufgabe und für jeden Termin erfasst die Ressource die benötigte Zeit, den Bearbeitungsstatus, Dokumente und Notizen. Die Daten werden in der Aufgabe abgelegt, sodass der Projektfortschritt für alle Beteiligten nachvollziehbar ist.

Das System stellt einer Ressource in der Zeiterfassung die zur Bearbeitung nötigen Dokumente und eine Aufgabenbeschreibung bereit. Die Ressource wählt selbst, ob sie die Zeit messen möchte oder PROJEKTA die Zeit stoppt. Zeiten können nachträglich erfasst werden. Neben der Zeit lassen sich auch Sachkosten buchen. Durch eine Wiedervorlage erscheint die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt erneut in der Aufgabenliste. Überfällige Aufgaben werden rot markiert.

Für ungeplante Tätigkeiten kann der Aufwand durch Leistungskataloge erfasst werden.

Die Zeiterfassung bildet eine Grundlage für die Rechnungskalkulation.